Sistem Pendukung Keputusan

Informasi, Keputusan dan Manajemen

Sistem informasi manajemen (SIM) (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya. Lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari. Lapisan keriga terdiri dair sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.

Definisi  sistem informasi manajemen, istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah sistem manusia/mesin yang terpadu (intregeted) untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. Sistem ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) komputer, prosedur pedoman, model manajemen dan keputusan, dan sebuah “data base”.

Tingkat pengambilan keputusan manajemen yang harus didukung oleh teknologi informasi dalam organisasi yang sukses adalah :

·         Manajemen Strategis

Umumnya,dewan direksi dan dan komite eksekutif yang terdiri dari CEO dan eksekutif atas mengembangkan tujuan umum organisasi, strategi, kebijakan, dan tujuan sebagai dari proses perencanaan  strategis. Mereka juga mengawasi kinerja strategis organisasi dan arah keseluruhannya dalam lingkungan publik, ekonomi, dan bisnis yang kompetitif.

·         Manajemen Taktis

Semakin banyak praktisi bisnis dalam tim mandiri serta manajer unit bisnis yang mengembangkan rencana jangka pendek dan jangka menengah, jadwal dan anggaran serta menentukan kebijakan, prosedur dan tujuan bisnis untuk subunit mereka di perusahaan. Mereka juga mengalokasi sumber daya dan mengawasi kinerja subunit organisasi mereka, termasuk departemen, divisi, tim proses, tim proyek, dan kelompok kerja lainnya.

·         Manajemen Operasional

Anggota tim mandiri atau manajer operasional mengembangkan rencana jangka pendek seperti jadwal produksi mingguan. Mereka mengarahkan penggunaan sumber daya dan kinerja tugas berdasarkan prosedur  dan sesuai dengan anggran dan jadwal yang mereka tetapkan untuk tim tersebut dan kelompok kerja lainnya di organisasi.

 

Gambar di atas menekankan bahwa jenis informasi yang dibutuhkan oleh pengambil keputusan di dalam suatu perusahaan berhubungan langsung dengan tingkat pengambilan keputusan manajemen dan jumlah struktur dalam situasi keputusan yang mereka hadapi.

Pengambilan keputusan (Decision making) : adalah tindakan manajemen dalam pemilihan alternative untuk mencapai sasaran. Keputusan dibagi dalam 3 tipe :

1)      Keputusan terprogram/keputusan terstruktur : keputusan yang berulang - ulang dan rutin, sehingga dapat diprogram. Keputusan terstruktur terjadi dan dilakukan terutama pada manajemen tingkat bawah. Contoh: keputusan pemesanan barang, keputusan penagihan piutang,dll.

2)      Keputusan setengah terprogram / setengah terstruktur (semistruktur) : keputusan yang sebagian dapat diprogram, sebagian berulang-ulang dan rutin dan sebagian tidak terstruktur. Keputusan ini seringnya bersifat rumit dan membutuhkan perhitungan - perhitungan serta analisis yang terperinci. Contoh:Keputusan membeli sistem komputer yang lebih canggih, keputusan alokasi dana promosi.

3)      Keputusan tidak terprogram / tidak terstruktur : keputusan yang  tidak terjadi berulang-ulang dan tidak selalu terjadi. Keputusan ini terjadi di manajemen tingkat atas.  Informasi untuk pengambilan keputusan tidak terstruktur dan tidak mudah untuk didapatkan dan tidak mudah tersedia dan biasanya berasal dari lingkungan luar. Pengalaman manajer merupakan hal yang sangat penting didalam pengambilan keputusan tidak terstruktur. Keputusan untuk bergabung dengan perusahaan lain adalah contoh keputusan tidak terstruktur yang jarang terjadi.

Pengambilan keputusan pada tingkat manajemen strategis dapat menggunakan sistem pendukung keputusan (decision support system-DSS) untuk mendapatkan laporan yang tak terjadwal, add hoc, dan lebih ringkas, peramalan, dan kecerdasan eksternal untuk mendukung perencanaan mereka yang lebih tak terstruktur dan tanggung jawab pembuatan kebijakan. Pada tingkat ini MO dapat bergatung pada sistem informasi manajemen untuk menyediakan laporal internal yang telah ditentukan sebelumnya dengan penekanan pada perbandingan data yang lama denga yang sekarang untuk mendukung tanggung jawab yang lebih terstruktur untuk operasional sehari-hari.

Sistem informasi maajemen adalah jenis awal dari sistem informasi yang dikembangkan untuk mendukung pengambilan keputusan manajerial.

Alternatif Pelaporan Manajemen, ada 4 yaitu:

ü  Laporan Terjadwal secara Periodik (periodic schelduled reports)

Bentuk trandisional penyediaan informasi bagi manajer dengan menggunakan format yang telah ditentukan dan menyediakan informasi secara rutin kepada manajer. Contoh laporan terjadwal secara periodik adalah laporan analisis penjualan harian dan mingguan dan laporan keuangan bulanan.

ü  Laporan Pengecualian (exception reports)

Dalam beberapa kasus, Laporan di buat hanya jika terjadi kondisi pengecualian. Dalam kasus lainya , laporan di buat tersebut. Misalnya, manjer kredit dapat  di beri laporan  yang hanya berisi informasi mengenai  pelanggan yang melewati batas kreditnya. Pelaporan pengeculalian  mengurangi kelebihan informasi, sehingga tidak perlu di memberikan seluruh laporan  aktivitas bisnis secara rinci bagi pengambil ke putusan.

ü  Laporan Permintaan dan Tanggapan  (demand reports and responses)

Informasi jtersedia kapan pun  manajer menginginkanya. Misalnya , browser web  dan bahasa permintaan DBMS serta penghasil laporan (report generator) memungkinkan manajer  di tempat kerja komputer untuk memperoleh  tanggapan langsung atau menemukan dan mendapatkan laporan tertentu  sebagai hasil dari permintaan informasi  yang mereka butuhkan, jadi manajer  tidak harus menunggu laporan periodik  untuk tida sesuai yang di jadwalkan.

ü  Pelaporan Dorong (push reporting)

Informasi didorong  ke manajer ditempat kerjs berjaringan,jadi,banyak perusahaan yabg sedang menggunakan software penyiaran web (webcasting) untuk menyiarkan laporan secara selektif  dan informasi lainnya kekomputer berjaringan milik para manejer atau pakar melalui internet perusahaan.

Pemrosesan Analitis Online (online analytical processing – OLAP)

Industri SI telah merespons permintaan manajer bisnis dan analis akan SI yang dapat menyediakan jawaban yang cepat atas berbagai permintaan bisnis dengan pengembangan seperti database analitis, data mart, data warehouse, teknik data mining, dan struktur database multidimensi dan dengan server 2 khusus serta produk software berbasis web yang mendukung pemrosesan analitis online. Pemrosesan analitis online memungkinkan manajer dan analis untuk secara interaktif menguji dan memanipulasi sejumlah besar data yang terinci dan terkonsolidasi dari banyak perspektif.

Pemrosesan analitis online memungkinkan manajer dan analis untuk secara interaktif menguji dan memanipulasi sejumlah besar data yang rinci & terkonsolidasi dari banyak perspektif. Pemrosesan ini dapat melibatkan penggunaan server khusus dan database multidimensi. OLAP menyediakan jawaban yang cepat untuk permintaan yag rumit yang diajukan oleh manajer dan analis dengan menggunakan software OLAP berbasis Web dan tradisional.

Pemrosesan analitis online melibatkan beberapa operasional analitis dasar, yaitu:

Ø  Konsolidasi.

Konsolidasi melibatkan pengumpulan data. Hal ini melibatkan pengumpulan sederhana atau pengelompokan yang rumit dengan melibatkan data yang saling berhubungan. Misalnya, data kantor penjualan dapat dikumpulkan ke wilayah, dan wilayah ke regional.

Ø  Penggalian.

OLAP dapat bergerak ke arah kebalikan dan secara otomatis menampilkan rincian data yang telah terkonsolidasikan. Hal ini disebut penggalian. Misalnya, penjualan menurut produk individual atau staf penjualan yang menghasilkan total penjualan regional dapat dengan mudah diakses.

Ø  Pengirisan dan Pemotongan.

Pengirisan dan pemotongan merujuk pada kemampuan untuk melihat database dari berbagai sudut pandang. Pengirisan dan pemotongan sering dilakukan sejalan dengan sumbu waktu untuk menganalisis tren dan menemukan pola berbasis waktu pada data.

Sistem Pendukung Keputusan

           

Sistem Pendukung Keputusan (decision support system-DSS) adalah sistem informasi berbasis komputer yang menyediakan dukungan informasi yang interaktif bagi manajer dan praktisi bisnis selama proses pengambilan keputusan. Sistem pendukung keputusan menggunakan 4 cara, yaitu:

1.      Model analitis

2.      Database keputusan

3.      Penilaian dan pandangan pembuat keputusan

4.      Proses pemodelan berbasis komputer yang interaktif untuk mendukung pembuatan keputusan bisnis yang semiterstruktur dan tak terstruktur.

Sistem Visualisasi Data dan Informasi Geografis

            Sistem informasi geografis (geographic information systems-GIS) dan sistem visualisasi data (data visualization systems-DVS) adalah kategori khusus dari DSS yang memadukan grafis komputer dengan fitur DSS lainnya.

•      Sistem informasi geografis adalah DSS yang menggunakan database geografis untuk membuat dan menampilkan peta dan tampilan grafis lainnya yang mendukung keputusan mengenai distribusi geografis orang dan sumber daya lainnya.

•      Sistem visualisasi data menunjukkan data yang rumit dengan menggunakan bentuk grafis tiga dimensi yang interaktif, seperti bagan, grafik, dan peta.

•      Penggunaan Sistem Pendukung Keputusan

Penggunaan Sistem Pendukung Keputusan

Penggunaan SPK melibatkan proses pemodelan analitis yang interaktif. Misalnya, penggunaan paket software DSS untuk pendukung keputusan dapat menghasilkan berbagai tampilan sebagai respon terhadap alternatif perubahan jika-maka yang dimasukkan oleh manajer.

Aktivitas dan contoh jenis utama pemodelan analitis, yaitu:

a)      Jenis Pemodelan Analisis jika-maka

Aktivitas : Mengamati bagaimana perubahan terhadap variabel tertentu mempengaruhi variabel lainnya

Contohnya, Bagaimana jika kita memotong biaya iklan sebesar 10%? Apa yang akan terjadi pada penjualan?

b)      Jenis pemodelan Analisis Sensitivitas

Aktivitas : Mengamati bagaimana perubahan yang berulang-ulang pada satu variabel mempengaruhi variabel lainnya.

Contohnya, Mari kita potong biaya iklan sebanyak $100 secara berulangulang, agar kita dapat melihat hubungannya dengan penjualan.

c)      Jenis pemodelan Analisis pencarian sasaran

Aktivitas : Membuat perubahan yang berulang-ulang terhadap variabel tertentu hingga variabel yang dipilih mencapai nilai sasarannya.

Contohnya, Mari kita naikkan iklan hingga penjualan mencapai $1 juta.

d)     Jenis pemodelan analisis optimisasi

Aktivitas : Menemukan nilai optimum untuk variabel tertentu, yang diberikan pembatas tertentu.

Contohnya, Berapa jumlah biaya iklan yang terbaik, jika kita melihat anggaran dan pilihan media kita?

Sistem Informasi Eksekutif

            Sistem informasi eksekutif (executive information systems-EIS) adalah sistem informasi yang menggabungkan berbagai fitur sistem informasi manajemen dan sistem pendukung keputusan. Tujuan pertama dari sistem informasi eksekutif adalah untuk menyediakan akses informasi yang mudah dan cepat kepada eksekutif tingkat atas mengenai faktor-faktor penentu keberhasilan perusahaan , yaitu faktor-faktor utama yang penting untuk mencapai tujuan strategis organisasi.

Portal informasi perusahaan (enterprise information portal – EIS) adalah interface berbasis web dan perpaduan SIM, DSS, EIS dan teknologi lainnya yang memberikan semua pemakai intranet dan pemakai ekstranet tertentu untuk mengakses berbagai layanan dan aplikasi bisnis internal dan ekstranet. Misalnya, aplikasi internal dapat mencakup akses ke e-mail, situs web proyek, dan kelompok diskusi; layanan mandiri web sumber daya manusia; database pelanggan; persediaan dan database korporat lainnya; sistem pengambilan keputusan; sistem manajemen pengetahuan.

Manfaat bisnis dari portal informasi perusahaan mencakup penyediaan informasi yang lebih selektif dan spesifik bagi pemakai bisnis, penyediaan akses yang mudah ke sumber daya situs web intranet perusahaan, penyediaan berita bisnis dan industri, dan penyediaan akses yang lebih baik ke data perusahaan untuk pelanggan, pemasok, atau mitra bisnis lainnya. Portal informasi perusahaan juga dapat membantu menghindari peselancaran yang berlebihan oleh karyawan di perusahaan dan situs web internet dengan membuat karyawan lebih mudah menerima atau mendapatkan informasi dan layanan yang dibutuhkan, sehingga memperbaiki produktivitas tenaga kerja perusahaan.

Sistem Manajemen Pengetahuan (knowledge management systems)

Sistem ini diperkenalkan sebagai penggunaan TI untuk membantu mengumpulkan, mengatur dan saling berbagi pengetahuan bisnis di dalam organisasi. Bagi banyak perusahaan, portal informasi perusahaan adalah jalan masuk ke intranet korporat yang bertindak sebagai sistem manajemen pengetahuan. Oleh sebab itu, portal seperti ini disebut portal pengetahuan perusahaan oleh pemasoknya. Jadi, portal pengetahuan perusahaan memainkan peran yang penting dalam membantu perusahaan menggunakan intranet mereka sebagai sistem manajemen pengetahuan untuk berbagi dan menyebarkan pengetahuan yang mendukung pengambilan keputusan bisnis oleh manajer dan praktisi bisnis.